Especial email seguro: ¿cómo funciona tu email?

No hay hoy en día persona o empresa que pueda trabajar, e incluso vivir sin su correo electrónico. Desde su nacimiento en los años 70, la característica @ nos ha acompañado, y poco a poco se ha convertido en un instrumento imprescindible en el trabajo.

Pero, ¿sabemos cómo funciona? La realidad es que la mayoría de la gente no sabe que el email es un sistema relativamente complejo que involucra a un emisor, un canal y un receptor. Emisor y receptor se identifican gracias a una dirección: nombre del [email protected] del dominio.com. El canal es algo más complejo pero en resumen involucra a la red como vía de transmisión y a nuestros servidores como gestores de esta transmisión. Así pues al enviar o recibir un email es imprescindible conocer la dirección exacta del interlocutor, y ambos debemos tener un servicio de email (ya sea gratuito o de pago). Y aquí entran en juego los proveedores de servicios de email: los gratuitos y los de pago.

Servicios de email gratuitos

Los emails gratuitos (Gmail, Hotmail, Yahoo, Movistar email para clientes…) suelen darnos un servicio sin coste aparente, de calidad y prestaciones dispares. Tienen en común que son servicios en la nube y simplifican al máximo la configuración. Nuestra dirección será: [email protected], hotmail.com…, es decir, nos libran de ocuparnos de dominio y servidores pero a cambio solo podemos decidir nuestro nombre y poco más. Estos servicios gratuitos son una gran opción para el usuario particular porque no nos preocupa tener un dominio propio y sus prestaciones suelen ser suficientes para un uso doméstico. Además, alguno de ellos tienen a grandes empresas de software respaldándolos, por lo que suelen contar con sistemas de filtrado y antispam solventes. No obstante, el precio de la gratuidad suele ser publicidad incrustada y el uso de nuestros datos con fines de marketing.

Email de pago: Google y Microsoft

Por su parte los servicios de pago tienen dos subtipos: los servicios premium de las grandes empresas de internet: Gmail > GSuite, Hotmail > Office 365; y los servicios prestados por terceras empresas de hosting y dominios. Todos tienen en común que nos permiten asociar nuestro dominio y tener una dirección del tipo [email protected] La principal diferencia entre las grandes multinacionales y las demás empresas radica en la oferta de servicios asociados al email. Las cuentas premium de Google (GSuite)o Microsoft (Office 365) llevan asociado el derecho al uso de sus suites ofimáticas, así como unidades de disco duro online. A esto hay que sumarle la facilidad de configuración: dar de alta el servicio y asociar nuestro dominio al mismo. Al final solo nos tendremos que preocupar de acordarnos del usuario y la contraseña.

GSuite es un completo servicio de productividad en la nube que incluye Gmail premium, Google Drive con extra de espacio y herramientas de edición y colaboración en red avanzadas. Es además un líder en seguridad y Anti Spam. Por su parte Office 365 nos presenta un servicio de correo muy familiar: Outlook.com, así como el paquete Office (Word, Excel, PowerPoint) con una suscripción a su versión en la nube. Es decir los grandes proveedores de email premium se distinguen por la nutrida oferta de herramientas ofimáticas asociadas. La seguridad y los filtros de Spam no son el fuerte de Office 365 pero esto tiene solución. Al final del artículo lo veremos.

Email de pago: otras empresas

Los demás servicios de correo prestados por cientos de proveedores son por norma únicamente un servicio de correo sin herramientas asociadas. Incluyen webmails más o menos funcionales, aunque están concebidos para configurarse en aplicaciones de correo como Outlook, Mail para Mac o Thunderbird, sobre todo debido a las limitaciones funcionales de los webmails que incluyen. Tienen sus ventajas, sin embargo. Su relativa sencillez repercute en los costes, y algunos de ellos tienen precios bastante competitivos; además son altamente configurables a las demandas del contratante, y pueden instalarse en el hosting que ya tengas para tu web, con lo que simplificas la operativa de redes. Su talón de Aquiles es la seguridad que incluyen. En general no cuentan con grandes medidas de seguridad y Anti Spam por defecto. Pero como sucede con Office 365 esto tiene solución. Lo vemos a continuación.

La seguridad en el email

La seguridad en el email es clave por multitud de razones pero entre ellas destacan tres:

  1. Es nuestra herramienta de trabajo, no puede dejar de funcionar.
  2. Transmitimos información clave, no puede caer en manos ajenas.
  3. El email es el principal vector de transmisión de malware y amenazas informáticas, Spam incluido.

Por ello el email debe ser confiable y no tener caídas de servicio. Para ello debemos elegir un proveedor de confianza y fiabilidad contrastada. Tanto los servicios de pago de Google y Microsoft, como otras empresas de reconocida solvencia nos van a garantizar esto. Los servicios gratuitos no son serios para una actividad empresarial. Pero además entran en conflicto con el punto 2: transmitimos información clave.

Un servicio gratuito vive de la información que recolecta, por los que nuestra confidencialidad no está 100% garantizada. Por no hablar de la escasa confianza que puede generar una empresa con un email gratuito y con florituras en el nombre como «empresa1999» dada la enorme competencia por los nombres que hay.

Y por último pero de capital importancia está la seguridad en el email, de la cual hablaremos largo y tendido en la próxima entrega. La seguridad de algunos servicios como Google GSuite viene dada por una potente herramienta propia que incorpora el gigante californiano. Office 365 y la mayoría de servicios de pago flaquean en este aspecto. Para ello Metafrase proporciona una capa de seguridad, filtro y Anti Spam a las cuentas de correo de estos proveedores. En resumen: es un sistema que se asocia a estas cuentas de email y las blinda. Incorpora un potente filtro de spam, detecta amenazas de malware y las neutraliza y además monitoriza todo el tráfico entrante y saliente de cada una de las cuentas aseguradas.

En el próximo post de este Especial email seguro os explicaremos las consecuencias de la seguridad en el email para la ciberseguridad de las empresas, así como un breve repaso a las soluciones que hoy apenas hemos señalado.

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